Bewaartermijnen

Algemeen
De Kwaliteitswet voorziet een bewaringstermijn van elk medisch dossier van minimum 30 jaar en maximum 50 jaar, te rekenen vanaf het laatste contact met de patiënt. 

Medische dossiers bij overdracht/stopzetting van praktijk
De deontologische richtlijnen van de Orde stellen dat een arts, die zijn praktijk stopzet zijn patiënten, hierover proactief dient in te lichten met de vraag hem te willen laten weten of hij alle nuttige inlichtingen voor de continuïteit van de zorg (lees: het medisch dossier) aan een andere arts dient over te dragen, dan wel of de patiënt deze rechtstreeks wenst te ontvangen.

Indien de patiënt het dossier zelf wenst te ontvangen, dient u ervoor te zorgen dat u zelf nog een kopie van dit dossier in bewaring houdt, gedurende de voormelde minimale termijn van 30 jaar. 

Het is u toegestaan uw medische dossiers door een gespecialiseerde handelsfirma te laten bewaren, op voorwaarde dat hierbij gewaarborgd wordt dat deze archieven uitsluitend toegankelijk zijn voor u als arts die verantwoordelijk is voor deze archieven of voor een door u aangewezen persoon, die handelt onder uw medische en/of functionele verantwoordelijkheid.

Indien u zelf niet meer bij machte bent de nodige maatregelen te nemen voor de bewaring van uw patiëntendossiers of voor de overdracht ervan, dient de Federale Commissie voor toezicht op de praktijkvoering in de gezondheidszorg hiervan te worden ingelicht. Deze toezichtcommissie zal de Orde der Artsen dan instrueren om de nodige schikkingen te nemen voor een gepaste bewaring.

Binnen het ziekenhuis is de hoofdarts verantwoordelijk voor de bewaring van de patiëntendossiers. De arts die het ziekenhuis verlaat bv. omwille van pensioen, kan zijn patiëntendossiers dan ook niet meenemen.

De boeken en bescheiden van uw vennootschap (notulen, verslagen, aandelenregister, enz.) dienen gedurende een termijn van ten minste vijf jaar bewaard te worden na ontbinding en afsluiting van de vereffening van uw vennootschap.

De boeken, facturen en andere stukken moeten zeven jaar worden bewaard, te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, en op hun datum van uitreiking wat facturen of andere stukken betreft.

Het personeelsregister, de individuele rekening en de eventuele bijlagen (kopie van loonstaten enz.) moeten gedurende vijf jaar bewaard worden.